Starten met contractmanagement, waar let je op?

Door Redactie
15 - 01 - 2018 - NCMC18
Sponsorbijdrage: Het NIC

Er wordt veel over contractmanagement gesproken, maar bent u tevreden over de prestaties en vorderingen op dit gebied binnen de eigen organisatie? Waar staat uw organisatie als het gaat om contract- en leveranciersmanagement? Voor organisaties is het belang toegenomen om contracten doorlopend te managen en op leveranciersprestaties te sturen, zodat contractuele afspraken geborgd blijven. De vraag is op welke wijze dit mogelijk is binnen uw organisatie.

Hoe ver bent u al met contractmanagement?

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van de verkregen input, getekende contracten inclusief wijzigingen worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Het voeren van contractmanagement geeft inzicht in de redenen waarom leveranciers onder de maat presteren en contractuele afspraken niet nakomen. Voorkomen dient te worden dat onnodig geld wordt uitgeven door het achteraf rechtzetten van gemaakte fouten, zodat de gewenste kwaliteit alsnog wordt behaald.

Contractmanagement vindt vaak versnipperd plaats binnen afdelingen. De eerste stap is om in kaart te brengen wat de situatie binnen uw organisatie is en waar de kansen en bedreigingen liggen. Mogelijke vragen die u kunt stellen die helpen bij het bepalen hiervan zijn:

  • Hoe en in welke mate maakt contractmanagement deel uit van het organisatiebeleid?
  • Wat gebeurt nu met contracten, afspraken en output?
  • In hoeverre ondersteunen systemen het contractmanagement?
  • Zet de organisatie genoeg gekwalificeerde capaciteit in voor goed contractmanagement?
  • Hoe werkt een organisatie samen met leveranciers aan waardecreatie?

Opzetten contractmanagement

Wanneer er een beeld is van de huidige situatie kan gestart worden met het gefaseerd opzetten van contractmanagement. Het opzetten kent verschillende aspecten. De basis is het registreren van de contracten en het opzetten van contractbeheer (zicht op contracten én contractuele afspraken door een centrale administratie). Bepaal ook op welke contracten de focus van contractmanagement ligt.  Nadat u de wijze van contractmanagement heeft bepaald, stelt u vast welke middelen – zoals formats, evaluatiesysteem, ondersteuning door middel van een platform – u hiervoor nodig heeft. Allemaal belangrijke zaken die effectief en efficiënt contractmanagement ondersteunen. Een andere voorwaarde voor het implementeren van contractmanagement is het opstellen van een communicatieplan, waarbij de belangrijkste stakeholders (intern en extern) actief worden betrokken en geënthousiasmeerd.

 

Over het NIC

Het NIC is specialist op het gebied van inkoop en contractmanagement. Deze twee vakgebieden zijn zeer nauw verbonden met elkaar. Om contractmanagement tot volle bloei te laten komen is de inkoopvolwassenheid van een organisatie van groot belang. Het NIC ondersteunt bedrijven bij het verder professionaliseren van inkoop en contractmanagement.

Oeps! We konden je formulier niet vinden.